Stappenplan voor een intranet

Bedrijven willen zorgen dat medewerkers maximaal gebonden en geboeid blijven ondanks de afstand naar kantoor.

Hieronder beschrijven we de zes minimale stappen om te komen tot een ontwerp voor een effectief intranet in je organisatie.

Stap 1: identificeer de belangrijkste doelen voor het intranet

In deze stap bepaal je welke doelstellingen het intranet gaat vervullen. Je sluit deze aan op de strategie en de wijze van interne communicatie die je als bedrijf wil voeren.

Hieronder is een begin gemaakt met voorbeelden van doelen die van toepassing kunnen zijn. Uiteraard is het zaak om deze met verschillende eigenaren van delen van het intranet verder uit te werken.

De leiding in het project om dit verder uit te werken ligt in het algemeen bij de afdeling Marketing of interne communicatie.

Potentiële doelen voor het intranet:

Doel	Gerelateerde kenmerken
Goed geïnformeerde medewerkers	Gericht, gepersonaliseerd nieuws Visueel, goed geschreven nieuws Top-down nieuws delen: bv update CEO Bottom-up nieuws delen Bedrijfsstrategie, missie en visie delen
Goed getrainde medewerkers	Verplichte kennis/documentatie voor de medewerkers AVG informatie Online trainingen en/of assessments
Efficiëntere administratieve processen	Gebruiksvriendelijke navigatie Doelgerichte, taakgerichte inhoud Effectief zoeken Single sign-on en geïntegreerde applicaties Start voor HR procedures (verlof, pensioen, werving etc) Centrale landingspagina
Samenwerking stroomlijnen	Centrale plekken voor teamsamenwerking Groepsbewerking van gedeelde bestanden Minder gebruik van e-mail voor bestandssamenwerking Document Management Online discussies, centraal vastgelegd en gemodereerd
Verspreiding van innovaties en "good practices"	Afdelingsplannen, specialismen Rijke vindbare profielen Communities rond een onderwerp Q&A forums voor belangrijke zakelijke onderwerpen Statusupdates en open discussies Vindbare, door gebruikers geschreven blogs Team/groep sites, referentiemateriaal van afdelingen etc.
Binding van werknemers	Profielen met tags voor gedeelde interesses, smoelenboek Verjaardagen Persoonlijke / leuke online communities Mogelijk voor commentaar op alle delen van het intranet Open, vindbare interesse groepen Door medewerkers gegenereerd nieuws en content Nieuws over medewerkers Succes stories van business / teams Cultuur-uitingen
Verhoogde medewerkerstevredenheid	Een duidelijke stem binnen het bedrijf Mogelijkheid om zelf bijdragen te plaatsen Contact met OR, informatie en/of discussie Verbondenheid met het bedrijf
Aantrekking van getalenteerd nieuw personeel	Moderne digitale werkomgeving Voor de hand liggende kansen om bij te dragen aan business en cultuur Korte communicatielijnen Work anywhere / anytime

Identificeer bedrijfsdoelen die met het intranet kunnen worden ondersteund. Zoek naar elk aspect van de ambities van je bedrijf waarin de voordelen van een goed intranet een belangrijke rol kunnen spelen. Check bijvoorbeeld:

• Missie, visie, waardenverklaringen
• Strategische plannen
• Jaarlijks businessplan
• Bedrijfsplannen van afdelingen en werkgroepen

Aspecten van de bedrijfsstrategie die goed aansluiten bij modern intranet:

• Moderniseer digitale tools en digitale manier van werken
• Innoveer meer
• Werk beter samen
• Verhoog de efficiëntie, elimineer dubbele inspanningen
• Talent aantrekken
• Deel kennis beter
• Standaardiseer processen
• Bouw een sterke werknemersgemeenschap op
• Versterk intern het merk, word echt "één bedrijf"
• Verhoog de betrokkenheid van medewerkers

Waarschijnlijk zijn er ook andere doelen die nauw verband houden met branche en marktpositie, en die zijn ook belangrijk om mee af te stemmen (bv business development doelstellingen).

Stap 2: Evalueer de staat van de huidige intranetsoftware

De volgende stap is het uitvoeren van een huidige statusanalyse of gap-analyse om de sterke en zwakke punten van het huidige intranet te identificeren in vergelijking met de voordelen die een intranet kán hebben. Stel jezelf de volgende vragen, beginnend met de lijst die je in stap 1 hebt gemaakt:

• Hoe goed is het intranet nu? Welke problemen doen zich voor?
• Welke middelen heb je om het nu te verbeteren?
• Hoe goed ondersteunt het intranet elk van de belangrijkste doelstellingen?

Stap 3: Bepaal de stakeholders voor de doelen uit stap 1

Met de verschillende stakeholders ga je de eisen aan het intranet verder vormgeven. De stakeholder kun je bepalen aan de hand van de doelen die je in stap 1 hebt geformuleerd. Denk aan HR & Facilities voor de efficiëntere administratieve processen, Management als stakeholder voor "Goed geïnformeerde medewerkers" nieuws sectie, etc.

Hou de groep wel zo beperkt mogelijk om voortgang te kunnen bereiken. Je belandt al snel in eindeloze discussies.

Stap 4: Bepaal de verschillende content secties voor het intranet

Bepaal in deze stap met de stakeholders welke content secties je wil hebben in het intranet. De content secties zijn al grotendeels terug te vinden in de doelstellingen hierboven. Hier gaat het om concrete invulling daarvan met eventuele specifieke requirements voor delen van het intranet.

Bijvoorbeeld de sectie online trainingen, zal een deel AVG Awareness bevatten, met trainingen, naslagmateriaal en mogelijk assessment, waarin mensen getoetst worden op de kennis. Of de nieuws sectie met bijvoorbeeld algemeen (vak)nieuws, je bedrijf in het nieuws en persoonlijk nieuws.

Een deel van het ontwerp vindt je mogelijk al terug in het huidige intranet.

Stap 5: Bepaal de technische eisen en wensen

Kijk naar de platformen die in principe beschikbaar zijn in de organisatie (in dit geval Afas Insite en Microsoft Sharepoint) en bepaal welke het best past bij de doelen die gesteld worden.

Doe dit samen met IT omdat zij de technische eisen en wensen kennen met de eventuele beperkingen van bestaande platformen (denk aan koppelingen naar bestaande systemen, single sign on etc.).

Houd ook rekening met de kosten en je budget, uiteraard.

Stap 6: Bepaal de look & feel

Bepaal hoe het intranet eruit moet komen te zien, match het met de huisstijl, denk aan de mobiele versie. Neem indien nodig een designer in de hand om een uitdagend ontwerp te bewerkstelligen. Hou wel rekening met de keuze van het platform, omdat het uit elkaar lopen van het design en de technologie tot grote kosten kan leiden. Blijf binnen de standaard mogelijkheden van het platform.

Na de bovenstaande stappen moet het mogelijk zijn om een project te starten voor de inrichting van het intranet. Maak een plan van aanpak, betrek de juiste stakeholders en projectleden. Pak het iteratief aan, zodat je snel resultaat hebt.

Denk ook aan de verschillende rollen die nodig zijn in het beheer, zoals een moderator voor het nieuws en voor de andere sociale uitingen en blogs.

Tot slot: Identificeer eenvoudige bedrijfsstatistieken om succes te meten

Als je specifieke bedrijfsprocessen hebt geïdentificeerd die je met het opnieuw ontworpen intranet kunt verbeteren, is het belangrijk om deze ook meetbaar te maken.

Een fout die veel intranetteams maken, is dat ze Key Performance Indicators (KPI's) uitsluitend rond activiteit stellen in plaats van resultaten. Hoewel veel intranetanalysesoftware je makkelijk het aantal paginaweergaven of nieuwe opmerkingen kan vertellen, zijn die cijfers vaak niet echt waardevol. Ze kunnen deel uitmaken van je meetkader, maar zijn op zichzelf niet voldoende.