Visie op verandering

Verandering is niet eenvoudig. Het kost geld, energie en vooral tijd. Maar het is mogelijk om elk verandertraject optimaal in te richten. Dan moet wel aan een paar eisen worden voldaan ….

 

Verandering vereist een bestemming

Een goed ingericht veranderingstraject wordt ondersteund door een duidelijk doel dat de organisatie wil bereiken. Een doel, dat past in de strategie, concreet genoeg is om te begrijpen en reëel genoeg om te kunnen bereiken. Maar vaak blijkt dat toch niet genoeg te zijn. Ondanks de heldere diagnose en zorgvuldige formulering is het onduidelijk voor de organisatie waar de reis heen gaat. Verandering vereist namelijk een bestemming! Een doel wordt pas een bestemming wanneer de organisatie:

  • overtuigd is van de noodzaak voor verandering (urgentiebesef)
  • concreet kan zien waar de verandering eindigt
  • begrijpt wat het verschil is tussen de huidige situatie en die op de bestemming (de delta).

Het vaststellen, valideren en communiceren van de bestemming is de eerste cruciale stap in een succesvol veranderingstraject. Een uitdagende bestemming geeft energie aan een organisatie en creëert draagvlak voor een effectieve start.

Verandering vereist communicatie

Het uitgebreid communiceren van urgentie, doel en delta is van groot belang voor het mobiliseren van de mensen in de organisatie. De bestemming moet voor alle relevante onderdelen van de organisatie duidelijk zijn en op de agenda staan. Over-communiceren bestaat niet!
Dit vereist presentaties, forums, nieuwsbrieven en de doorlopende mogelijkheid voor informele feedback tussen management en medewerkers. De actieve betrokkenheid van het management, die door een goede communicatie wordt getoond, is een belangrijke basis voor het draagvlak van de verandering.

Verandering vereist structuur

Als de bestemming duidelijk is geformuleerd en uitgebreid is gecommuniceerd, zal de verandering vooralsnog uitblijven. Want verandering komt niet vanzelf. Het vereist een structuur die concreet aangeeft wat de stappen zijn om de bestemming te bereiken. Deze structuur bestaat uit:

  • projecten, die de verandering op dagelijkse basis en in begrijpelijke stappen concreet maken voor medewerkers
  • een proces om de projecten te sturen en de verandering te meten (besturingsproces).

Voor deze projecten en dit proces dienen plannen te worden opgesteld en een (tijdelijke) projectorganisatie te worden opgezet. Van wezenlijk belang is de expliciete verantwoordelijkheid van (lijn)managers uit de organisatie voor projectactiviteiten. Dat is een scheppende voorwaarde voor verder draagvlak van de verandering.

Verandering vereist focus

Wanneer de projectorganisatie staat en de plannen zijn gemaakt gaat iedereen aan de slag. Met zijn of haar dagelijkse werk, wel te verstaan. Vanaf nu strijden de projecten met de dagelijkse taken om de kostbare tijd van management en medewerker. Medewerkers raken gestresst, voortgang raakt gefrustreerd en het geloof in de verandering neemt af. Wat gaat er mis?
De projecten vereisen focus (aandacht!) van management en medewerkers. En focus ontstaat niet tussen de bedrijven door. Er moeten operationele taken (tijdelijk) worden geschrapt en geschoven zodat men zich kan richten op de projecten. Medewerkers moeten worden geholpen met het plannen van hun project-activiteiten. Pas dan ontstaat focus.     

Veranderen is mensenwerk

Mensen zijn bang voor verandering? Onzin. Mensen vermijden onzekerheid. En deze onzekerheid zal in het veranderingstraject in voldoende mate aanwezig zijn om menig persoon te verlammen of zelfs te laten gaan dwarsbomen. Alle weerstanden moeten worden besproken. Openheid, persoonlijke aandacht en gestructureerde communicatie zijn daarom cruciaal. Een aantal zorgvuldig gekozen sleutelfiguren in de organisatie moet continu worden betrokken bij de projecten en gecoacht naar de nieuwe situatie. Zij bepalen het draagvlak voor de verandering.

Veranderen vereist leiderschap

Het is leiderschap dat de machine van verandering aandrijft.” (John P. Kotter, ‘Leading Change’, Academic Service, 1996). In alle fasen van verandering bepaalt de mate van leiderschap in de organisatie of de verandering er komt of niet. Leiderschap voor verandering vereist visie, ambitie, enthousiasme, openheid, motivatie en inspiratie. In de aanpak van Horae wordt hier uitgebreid op ingegaan.
Tot slot is het cruciaal dat het management “leads by example”!